Der Schutz geheimhaltungsbedürftiger Informationen ist für Unternehmen von essentieller Bedeutung. Geschäftliche Beziehungen erfordern jedoch oftmals einen Austausch schützenswerter Informationen. Mithilfe von Vertraulichkeitsvereinbarungen können sich Geschäftspartner vor der zweckwidrigen Verwendung und Offenlegung schützen. Vertraulichkeitsvereinbarung sind mithin ein wichtiger Bestandteil geschäftlicher Beziehungen.

 

Synonym für die Bezeichnung „Vertraulichkeitsvereinbarung“ finden sich auch Bezeichnungen wie z.B. „Geheimhaltungsvereinbarung“ „Non-Disclosure Agreement“, abgekürzt „NDA“, oder „Confidentiality Agreement“.

 

Bei einer Vertraulichkeitsvereinbarung handelt es sich in der Regel um einen Vertrag zwischen zwei oder mehrere Geschäftspartnern. Der Vertrag begründet dabei in der Regel Vertraulichkeitspflichten von allen Vertragspartnern. Trotz individueller Unterschiede im Einzelfall weisen Vertraulichkeitsvereinbarungen Gemeinsamkeiten in zahlreichen Bereichen auf:

 

• Definition der vertraulichen Informationen: In der Regel enthalten Vertraulichkeitsvereinbarungen eine Definition, was eine vertrauliche Information darstellt. Aus Sicht der offenlegenden Partei sollte der Begriff möglichst weit gefasst werden und nahezu jede mitgeteilte oder offengelegte Informationen, gleich in welcher Form, umfassen. Die empfangende Partei hat häufig ein Interesse an der Begrenzung des Begriffs, beispielsweise nur auf ausdrücklich als „vertraulich“ gekennzeichnete Informationen.

 

• Ausnahmen von der Definition: Häufig finden sich auch Ausnahmen, welche Informationen von der Definition der vertraulichen Informationen nicht umfasst sind, beispielsweise solche Informationen, die bereits öffentlich bekannt waren oder ohne Verstoß gegen Vertraulichkeitspflichten öffentlich bekannt werden.

 

• Inhalt der Vertraulichkeitspflicht: Vertraulichkeitsvereinbarungen regeln - in unterschiedlichen Ausmaßen der Konkretisierung - den Inhalt der Pflicht der empfangenden Partei zur Vertraulichkeit und zum Schutz vertraulicher Informationen sowie  oftmals auch die Zweckgebundenheit der Verwendung.

 

• Ausnahmen von der Vertraulichkeitspflicht: In der Regel finden sich ausdrückliche Ausnahmen von der Pflicht zur Vertraulichkeit, beispielsweise bei gesetzlichen Offenlegungspflichten.

 

• Einbeziehung Dritter in den Schutzbereich: Sollen die Vertraulichkeitsplichten auch Dritte schützen, die nicht Partei der Vertraulichkeitsvereinbarung sind, z.B. Konzernunternehmen oder Gesellschafter, so könnte dies über deren Einbeziehung in den Schutzbereich gestaltet werden. Da die Vereinbarung grundsätzlich keine Pflichten Dritter begründen kann - kein Vertrag zu Lasten Dritter - sollten Dritte, die unmittelbar an die Pflichten gebunden werden sollen, grundsätzlich ebenfalls zur Vertragspartei gemacht werden.

 

• Rückgabe- oder Löschungs-/Vernichtungspflichten: Rückgabe- oder Löschungs- bzw. Vernichtungspflichten sind in Vertraulichkeitsvereinbarungen für den Fall des Wegfalls des Verwendungszwecks oder bei Zeitablauf häufig ebenfalls geregelt. Zu bedenken ist aber, dass Informationen in der Regel im Rahmen von automatischen Sicherungen gespeichert werden. Ferner sollten gesetzliche Aufbewahrungspflichten bedacht werden.

 

• Rechtsfolgen / Sanktionen / Beweislastumkehr: Oftmals enthalten sind auch Regelungen zu Rechtsfolgen und Sanktionen, wie z.B. Vertragsstrafen oder pauschalierter Schadensersatz. Insbesondere an dieser Stelle zeigt sich die jeweilige Verhandlungsposition. In Anbetracht von Nachweisproblemen finden sich oftmals auch Regelungen zur Beweislastumkehr.

 

• Clean Team / Clean Room: Sollen besonderes sensible Informationen ausgetauscht werden, z.B. an Wettbewerber im Rahmen des M&A-Verkaufsprozesses, kommt es oftmals zu erweiterten Vertraulichkeitsregelungen in Bezug z.B. auf ein vom operativen Geschäft getrenntes „Clean Team“ oder einen speziellen Datenraum, den „Clean Room“.

 

• Exklusivität: Vertraulichkeitsvereinbarungen werden teilweise auch mit Regelungen zur Exklusivität verbunden, was insbesondere in längerfristigen M&A-Transaktionsprozessen zum Schutz von Investitionen des potentiellen Erwerbers der Fall sein kann.

 

• Formfreiheit: Vertraulichkeitsvereinbarungen unterliegen grundsätzlich keinem gesetzlichen Formerfordernis. In der Praxis empfiehlt sich aber, nicht zuletzt aus Beweisgründen, zumindest die Schrift- oder Textform.

 
(Beitrag vom 18.07.2024)